Erinnern Sie sich noch, wie begeistert wir vom Fortschritt der E-Mail waren? Es fühlte sich an wie eine digitale Revolution – eine neue Art, Gedanken und Informationen mit nur wenigen Tastendrücken um die ganze Welt zu versenden. Doch wie jeder technologische Sprung brachte auch diese Innovation Risiken mit sich. Durch den schnellen E-Mail-Austausch entstanden Schlupflöcher für digitale Diebe und Opportunisten. Für Organisationen, die viele vertrauliche Daten verarbeiten, wurde es unerlässlich, sich vor digitalen Bedrohungen zu schützen, und so entstand die sichere E-Mail. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles über die Entwicklung von Secure Email 3.0: von der Sensibilisierung bis zur standardmäßigen Sicherheit.
Generation 1: der digitale „Einschreibebrief“
Die ersten Lösungen kamen 2010 auf den Markt. Diese erste Generation von Lösungen verschlüsselt Nachrichten oder Anhänge einzeln außerhalb der normalen E-Mail-Umgebung. Absender und Empfänger müssen zusätzliche Schritte ausführen, um die Nachricht sicher zu versenden und zu öffnen. Beispiele für diese frühen europäischen Lösungen sind ZorgMail, CryptShare und AttachtingIT (der Vorgänger von SmartLockr). Amerikanische Anbieter sind unter anderem Proofpoint und FileCap.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass diese Lösungen aufgrund der zusätzlichen Schritte als recht umständlich gelten. Dennoch bleiben sie bis heute eine sichere Option. Sie können sie bei Bedarf nutzen, und als Benutzer können Sie für jede Nachricht oder Datei einzeln entscheiden, ob Sie sie über den sicheren Weg versenden möchten.
Vergleichen Sie die erste Generation mit dem Versand eines Einschreibebriefs, nur eben digital.
Generation 2: Sensibilisierung als benutzerfreundliche Lösung
Die Innovationen gingen weiter, denn nach der ersten Version wurden benutzerfreundlichere Lösungen entwickelt. Secure Mail 2.0 konzentriert sich auf Benutzerunterstützung und Entscheidungsfindung. Private Cloud-Umgebungen unterstützen Absender mit Regeln und Warnungen. Dies reduziert Fehler und Datenlecks, da der Absender vor dem Versand eine Benachrichtigung erhält, dass die E-Mail sensible Informationen enthalten könnte. Der Absender kann dann wählen, die E-Mail sicher zu versenden. Diese Generation basiert auf Sensibilisierung.
Lösungen wie Zorgmail von Enovation, Zivver, SmartLockr und Bastion 365 sind Beispiele für diese zweite Generation. Sie sind deutlich benutzerfreundlicher als die erste Generation, aber das Öffnen von E-Mails bleibt für den Empfänger schwierig. Mindestens 40 % der versendeten E-Mails werden vom Empfänger nicht geöffnet. Bei jeder E-Mail muss sich der Empfänger authentifizieren und kann sie nur auf einer Plattform außerhalb seiner eigenen E-Mail-Umgebung lesen. Das kann für den Empfänger zu umständlich oder sogar zu kompliziert sein.
Außerdem machen Menschen Fehler. Wir neigen dazu, den Weg des geringsten Widerstands zu gehen. Und manchmal rutschen E-Mails trotz Warnmeldungen auf dem Bildschirm durch und werden unsicher versendet.
Bewusstsein allein reicht nicht aus. Eine Studie von Gartner zeigt, dass 74 % der befragten Mitarbeiter Informationen manchmal bewusst unsicher behandeln. Warum sollten wir uns also auf das Bewusstsein verlassen?
Generation 3: Sicherheit standardmäßig
Der Ansatz von SecuMailer mit Secure Mail 3.0 setzt auf nahtlose, unternehmensweite Sicherheit. Er basiert nicht mehr auf dem Bewusstsein der Nutzer, sondern auf „Sicherheit standardmäßig“.
Absender müssen keine Entscheidungen mehr treffen und sich keine Sorgen um die sichere Übertragung ihrer E-Mails machen. Die Sicherheit wird zentral im Unternehmen von Spezialisten wie Datenschutzbeauftragten oder IT-Administratoren verwaltet. So können sich die Nutzer weiterhin auf ihre Arbeit konzentrieren. Empfänger müssen sich nicht mehr für jede Nachricht authentifizieren, es sei denn, die sendende Organisation legt spezifische Regeln fest. E-Mails landen im Posteingang, wo der Empfänger sie erwartet. Dank der nahtlosen Integration in Cloud-Arbeitsplätze spielt es keine Rolle, welches Gerät oder welcher E-Mail-Client zum Versenden von E-Mails verwendet wird. Standardeinstellungen der Organisation, anstatt des Bewusstseins der Nutzer, eliminieren menschliche Fehler. Der Absender kann eine E-Mail niemals versehentlich unsicher versenden.
Evolution hin zu sicherer und einfacher E-Mail-Kommunikation
In einer sich schnell verändernden digitalen Welt hat sich sichere E-Mail von der reinen Sensibilisierung hin zu nahtlosem Schutz entwickelt. Von den Anfängen der individuellen Verschlüsselung bis zum heutigen unternehmensweiten Ansatz hat sich sichere E-Mail angepasst, um Komfort und Sicherheit zu bieten. Diese Transformation ermöglicht es uns, sensible Informationen sicher und einfach per E-Mail auszutauschen.
1 Quelle: GGD GHOR
