und Unterstützung in Form von Fragen wie: Möchten Sie eine sichere Verbindung, oder eine besonders sichere?
Welche Authentifizierungsmethoden möchten Sie verwenden? Möchten Sie die Nachricht zurückziehen können? Wie lange soll sie verfügbar bleiben? Enthält sie Ihrer Meinung nach sensible Informationen?
Sie können sich vorstellen, dass all dies Ihren normalen Arbeitsablauf stört. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in der Buchhaltung und sind mit dem Jahresabschluss beschäftigt. Sie müssen Ihrem Kunden eine E-Mail mit einer zusätzlichen Frage zum Aussehen der Konten und zur Verbuchung bestimmter Posten senden. Sie möchten einfach nur eine E-Mail senden können, ohne Fragen zur Informationssicherheit beantworten zu müssen.
Was man in Organisationen, in denen den Mitarbeitern viele Wahlmöglichkeiten geboten werden, häufig beobachtet, ist, dass nur wenige sichere E-Mails versendet werden. Offenbar entscheiden sich Mitarbeiter schnell gegen Sicherheitsmaßnahmen. Und das kann sehr kostspielig sein, wenn es zu einer Datenpanne führt.
Aktuelle Studien von Gartner zeigen, dass 74 % der Mitarbeiter bereit sind, Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen, wenn es ihre Arbeit erleichtert. Es ist daher wahrscheinlich, dass die meisten Mitarbeiter den unsicheren Weg des E-Mail-Versands wählen, wenn der sichere E-Mail-Versand für Absender und Empfänger erschwert wird. Und genau das wollen Sie vermeiden.
Zentral verwaltet funktioniert es wie folgt:
Entscheiden Sie sich für die Arbeit ohne Plug-ins und lassen Sie die Benutzer ihre Arbeit erledigen, ohne zusätzliche Überlegungen anstellen zu müssen? Dann entscheiden Sie sich für zentrale Informationssicherheit. Als Organisation entscheiden Sie, welche Sicherheitsmaßnahmen für Ihre Benutzer notwendig sind. Oft verwenden Sie mehrere Benutzergruppen: medizinische oder juristische Daten, vertrauliche Daten oder eine Kombination aus beidem.
Während der Implementierung kann Ihr Anbieter Sie oft dabei unterstützen, eine Informationsanalyse durchzuführen und in etwas mehr als einer Stunde die richtigen, sicheren Entscheidungen zu treffen. Dies ist ideal, wenn Sie über eine professionelle IT-Umgebung verfügen, in der Sie die meisten dieser Dinge bereits implementiert haben und diese daher gut in Ihre bestehende Umgebung und Prozesse integrieren können.
Alle Entscheidungen, die beim Verfassen der E-Mail getroffen werden, funktionieren so:
Dies ist besonders geeignet, wenn Sie eine kleinere Organisation sind oder an Ihrem aktuellen Arbeitsplatz über weniger professionelle IT-Unterstützung verfügen und daher alles in dieser sicheren E-Mail-Anwendung haben möchten. Der Empfänger erhält die sicheren E-Mails dann in einem Portal. Um Kosten zu senken, können Sie andere 2FA-Methoden als SMS wählen, z. B. Google Authenticator oder einen per E-Mail gesendeten PIN-Code. Dies erhöht jedoch die Wahrscheinlichkeit (um 40 %), dass der Empfänger die E-Mail nicht öffnet. Das bedeutet, dass Sie eine sichere E-Mail versendet haben und denken: Ich habe kommuniziert, verdoppeln aber fast Ihren Arbeitsaufwand, weil fast die Hälfte Ihrer Empfänger die E-Mail nicht geöffnet hat.
Wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden, die eine Schulung Ihrer Mitarbeiter erfordert, sollten Sie auch diese indirekten Kosten berücksichtigen. Ein weiterer indirekter Kostenfaktor ist die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für die Beantwortung von Fragen zur Lösung benötigen. Je komplizierter das Öffnen einer E-Mail ist, desto mehr Fragen erhalten die Mitarbeiter. Berücksichtigen Sie daher bei der Suche nach sicheren E-Mail-Lösungen auch die Perspektive des Empfängers.
Schließlich gibt es noch den „unbeabsichtigten Schaden“ für das Kommunikationserlebnis. Wenn Ihr Empfänger jedes Mal frustriert ist, wenn er eine E-Mail von Ihrem Unternehmen erhält, weil das Empfangen und Lesen nicht einfach ist, schaffen Sie jedes Mal eine negative Assoziation bei Ihrem Kunden. Das ist sicherlich nicht gut für die Kundenzufriedenheit.
Wie erreichen Sie niedrige Betriebskosten?
Eine gute Lösung für sicheres E-Mailing bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten und Funktionalität.
Wie wir gerade gesehen haben, gibt es direkte Kosten, wie z. B. die Anzahl der Lizenzen, zusätzliche Funktionen wie das Teilen großer Dateien und das Versenden von Einschreiben-E-Mails sowie die größten Kosten: die Anzahl der versendeten Textnachrichten.
Die indirekten Kosten lassen sich durch eine sorgfältige Bewertung der für Sie am besten geeigneten IT-Umgebung steuern:
Wenn Sie in puncto Sicherheit „noch nicht ganz so weit sind“, empfiehlt es sich, auf ein sehr umfassendes Produkt zu setzen, das alles in einer eigenen Portalumgebung verwaltet.
Sind Sie professionell ausgestattet, beispielsweise weil Sie moderne, gut gesicherte Cloud-Arbeitsplätze nutzen? Dann möchten Sie ohne Plug-ins arbeiten können. Diese Lösung gewährleistet auch die niedrigsten indirekten Kosten, die sich insbesondere in größeren Organisationen schnell summieren können.
Möchten Sie mehr über diese Art von sicherer E-Mail-Lösung erfahren? Vereinbaren Sie ein Treffen mit unseren Experten oder fordern Sie ein Angebot an. Mit SecuMailer entscheiden Sie sich für:
Eine Lösung, die Ihre Arbeitsweise nicht verändert. Mitarbeiter müssen ihre Arbeit erledigen können. Dadurch wird verhindert, dass Ihre Mitarbeiter durch zusätzliche Aufgaben und Fragen abgelenkt werden.
Eine Lösung, die sicherstellt, dass der E-Mail-Empfänger die E-Mail direkt in seinem Posteingang erhält, wo er sie erwartet. Nicht in einem Portal. Gut für eine positive Kommunikation mit Patienten, Kunden und Bürgern.
Und schließlich möchten Sie, dass sichere E-Mails überall funktionieren. Sie möchten also auch von Ihrem Handy aus E-Mails senden und empfangen können.
